2B Done

„2B Done“ ist sozusagen eine neudeutsche, englische Abkürzung, bestehend aus Zahlen und Buchstaben, die in ihrer Phonetik zu lesen und zu verstehen sind. „2B Done“ heißt somit in etwa „Was zu tun ist“ – eine schöne Umschreibung für etwas ziemlich Lästiges also, auch wenn es sich erst mal recht lässig anhört.

„2B Done“ ist bei mir unheimlich viel, eigentlich alles, und daher habe ich auch viele 2B-Done-Listen, mit denen ich ständig experimentiere. Eine ganze Zeitlang reichte mein Kalender aus. Ich schrieb mir zu den einzelnen Tagen das, was an jedem Tag zu erledigen wäre. Hatte ich etwas nicht geschafft, übertrug ich es auf den nächsten Tag. Bald verbrachte ich mehr Zeit mit dem Hin- und Hertragen der Aufgaben, als mit dem Erledigen derselben, und auch die Kalenderblätter kamen irgendwann an ihre Grenzen. Nun habe ich nur noch so kleine Sachen wie terminierte Telefonanrufe oder Wiedervorlagen im Kalender stehen. Die übertrage ich zwar auch gerne auf den nächsten oder übernächsten Tag, aber es sind nicht so viele. Die anderen Sachen, etwa „Kolumne schreiben“, „Steuermeldung“ oder „Beitrag Kaninchenzuchtverein“ schrieb ich zunächst in eine Excel-Liste mit einer Spalte für wann es fertig sein musste und wann ich es machen würde. Je länger die Liste wurde, umso flexibler wurden die Spalten: so eine Excel-Tabelle ist genauso geduldig wie Papier, stellte ich fest, und wenn ich anfangs das Fälligkeitsdatum noch mit einem schlechten Gewissen verschob, fiel es mir bald zunehmend leichter. Ganz dringende Sachen markierte ich rot, andere blau, manche grün, je nachdem, was ich ihnen für Informationen dadurch mitgeben wollte – hintendran hingen die armen Unmarkierten, ohne realistische Aussicht, jemals erledigt zu werden. Meine Zeitnot wurde nicht besser, und am Ende, fand ich, hatte sich die Tabelle nicht bewährt. Ich ging zu handschriftlichen Listen über. Alles, was man mit der Hand schreibt, soll sich ja viel tiefer ins Bewusstsein graben und daher viel effektiver sein!

Ich schaffte mir Karteikarten an. A6 zunächst und übertrug auf diese Karten alles aus der Excel-Liste, das ganz dringend war. Den Rest ließ ich stehen. Bald war alles ganz dringend, sodass ich alles übertrug, und die armen ein, zwei Dinge, die seit Jahren einen festen, unantastbaren Platz auf der Liste haben, übertrug ich mit. Wäre ja blöd, wenn die nun alleine im Computer vor sich hindümpeln würden. Nun wurden die Karteikarten zu klein. Ich stieg um auf A5. Dort habe ich inzwischen drei Spalten. Die dritte heißt „Nicht aktuell“ Ich übertrage sie nicht mehr, sondern habe sie einmal von einer Karte abgeschnitten und tackere sie an die neue. Vielleicht sollte ich sie umbenennen in „Not 2 Be Done“.

Die anderen beiden Spalten sind gut gefüllt. Immer. Es ist nicht so, dass ich nichts streichen würde, aber für jede erledigte Aufgabe kommen gefühlt zwei neue dazu. Und manchmal schreibe ich auch Sachen darauf, die ich erledigt habe, bevor ich sie notieren konnte, nur damit ich sie wieder streichen kann. Streichen hat eine so befreiende Wirkung, wissen Sie! Zurzeit bekommen nun die ganz wichtigen Aufgaben einen Kringel um ihren Spiegelstrich, und seit neuestem schreibe ich mir das, was an diesem Tag unbedingt gemacht werden muss, auf einen Klebezettel und klebe es mit Uhrzeit versehen auf die Karteikarte. Meistens, so wie heute, kommt der Plan schon beim ersten Punkt durcheinander.

Da ich auch meine offenen E-Mails als unerledigt markiere, fand ich es schlau, meine 2B Done – Liste auch in Outlook zu führen. Doppelt hält besser, dachte ich. Hat sich aber nicht bewährt, da die Liste optisch nicht so ansprechend ist, wie meine mit bunten Stabilos handgeschriebenen Karteikarten. Und die Outlook-Liste muss man ja richtig ordentlich führen: den Endtermin eintragen, den Arbeitsfortschritt, Kommentare usw. Allerdings könnte ich diese Liste vielleicht mit meinem Handy und dem Tablet synchronisieren. Dann wäre ich immer und überall auf dem Laufenden darüber, was ich alles noch nicht erledigt habe. Und schon muss man aufpassen, dass nicht das Führen der To-Do-Listen selbst als oberste Priorität auf der Liste steht. Da fällt mir ein: Ich könnte doch die Unerledigte-E-Mail-Liste ausdrucken und an mein Karteikärtchen tackern! Mach‘ ich sofort – dann kann ich das schon wieder streichen!

Streichen macht frei – probieren Sie’s mal!